Memahami Perintah Kerja Tertulis
Perintah kerja berbentuk surat-surat resmi atau surat
dinas, seperti surat edaran, surat perintah, atau surat tugas, memorandum,
disposisi, dan perintah kerja berbentuk manual.
A. MENGENAL BENTUK PERINTAH KERJA TERTULIS
Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat
ditemukan dalam kehidupan kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah,
masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara. Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan ataupun tertulis.
Perintah lisan biasanya menuntut respon/tindakan langsung sehingga muncul
variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah tertulis umumnya bersifat
tidak langsung.
Dalam dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian
keseharian dalam proses kerja sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja
yang diwarnai oleh pola hubungan manusia secara hierarki. Perintah
sering menjadi acuan pekerjaan, bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan
pekerjaan karena perintah itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja.
Dalam budaya kerja, perintah dapat dimanifestasikan dalam bentukinstruksi,
petunjuk, dan pedoman. Karena pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan
dokumentasi, bentuk petunjuk dan pedoman lebih banyak diwujudkan secara
tertulis dalam bentuk surat.
Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat
dibedakan menjadi:
- himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan membuang sampah;
- petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;
- Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas, peraturan waktu berkunjung;
- pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;
- undang-undang, misalnya undang-undang tentang penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.
B. MODEL-MODEL SURAT BERISI PERINTAH KERJA
Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi
tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien,
efektif, ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat
bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan
pedoman kerja.
Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat
dinas atau surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau
perintah kerja yang dapat dijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga,
instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau
perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum,
pengumuman, dan disposisi.
1. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari
pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat
perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya
selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.
 |
Contoh Surat Perintah
|
Surat perintah terdiri atas:
- kepala surat
- pembukaan
- isi surat perintah
- kaki surat/bagian akhir surat
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang
ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai
sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara
pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.
Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu
surat edaran umum dan surat edaran khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada
orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orang- atau
pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.
Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.
- Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
- No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
- Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
- Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
- Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.
 |
Contoh Surat Edaran Khusus
|
 |
Contoh Surat Edaran Umum
|
3. Surat Pengumuman
Pengumuman berasal dari kata ”umum”, mendapat konfiks
pe-an dan bunyi sengau ng. Kata dasar umum mempunyai arti seluruh atau orang
banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau memaklumkan. Pengumuman berarti
pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu masalah, agar diketahui dan
dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan
asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.
- Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).
- Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.
- Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.
Surat pengumuman merupakan surat yang berisi
pemberitahuan tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang
berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut.
Surat pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa
cara, diantaranya:
- menyebarkannya sebagai surat edaran,
- memasang di papanpapan pengumuman, dan
- memasangnya di koran sebagai iklan.
 |
Contoh Pengumuman
|
4. Memo atau Memorandum
Memorandum biasa digunakan untuk surat-menyurat secara
intern dalam lingkungan kantor. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan atau
antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat, sederhana, dan mudah agar cepat
dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan, perintah,
pertanyaan, dan lain sebagainya.
 |
Contoh Memo
|
Penulisan memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi
memo umumnya tidak lebih dari 10 baris. Bagian-bagian memorandum meliputi
sebagai berikut:
a. Ciri Bentuk
Terdiri atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi
memo. Kepala memo berisi:
- pihak yang dituju
- pengirim memo
- perihal memo
- tanggal pengirim memo
- paraf dan nama pengirim
b. Ciri Isi
Isi memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan
memo harus langsung menyampaikan pesan atau perintah dengan kalimat pendek dan
tegas. Karena peredarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan
identitas kantor.
 |
Contoh Memo
|
Keterangan:
(1) kop surat memo
(2) tanggal surat memo
(3) judul memo
(4) alamat memo
(5) pengirim memo
(6) perihal pokok memo
(7) isi memo
(8) tanda tangan dan nama terang pengirim memo
5. Disposisi
Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang
disediakan oleh agendaris untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat
yang masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa
saran/tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.
Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat
penawaran barang oleh bagian administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi
lembar disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa
merupakan perintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf
yang bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang
tersebut.
Disposisi dibedakan menjadi dua macam:
1. disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung
ditulis pada lembaran surat.
- Biasanya hanya berisi Sifat, Tujuan disposisi, Isi perintah, dan Tanda tangan penulis disposisi dan nama yang langsung tulis tangan pada lembar surat yang masuk.
2. disposisi
tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri
(lembaran disposisi).
 |
Contoh Disposisi Tidak Langsung
|
